Wie können wir es schaffen, dass unsere Rechnungen schneller bezahlt werden?
Wir verraten Ihnen 10 Tipps wie Sie es schaffen, dass Ihre Kunden pünktlich oder sogar im Voraus bezahlen.

Viele Unternehmen hängen von einem pünktlichen und garantierten Zahlungseingang der Kunden ab. Jedoch scheint dies der schwierigste Teil des Unternehmerseins zu sein. Es gibt Kunden, für die ist eine Zahlung ihrer Rechnungen mehr als zwei Monate nach dem eigentlichen Zahlungsziel völlig normal.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie den Überblick nicht verlieren und auf Ihre Kunden einen professionellen Eindruck machen, sodass klar wird, dass Sie Ihre Rechnung auf keinen Fall vergessen werden. Mit einer Business-Software wie z.B. dem Odoo ERP Community gelingt dir das auf jeden Fall.

Die Rechnung ist sicherlich das beliebteste Schreiben, welches wir als Unternehmer schreiben. Für uns ist das schon fast so gut wie ein Zahlungseingang. Damit das aber auch so bleibt, und wir uns auf den Kontoauszug noch mehr freuen, als auf das Rechnungen schreiben, sollten Sie grundsätzlich folgendes beachten:

- Senden Sie professionelle Rechnungen.
- Akzeptieren Sie Online-Zahlungen, um es Ihren Kunden so einfach zu machen wie nur möglich.
- Behalten Sie Ihre Rechnungen und Zahlungseingänge immer im Auge.

Wenn Sie diese Regeln schon mal als Standard umgesetzt haben, dann schauen Sie sich auch unsere weiteren Tipps an:

1. Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Angaben vorhanden sind!

Reicht es aus, eine Rechnungsnummer zu haben, oder benötigen Sie auch die Bestellnummer des Kunden auf der Rechnung? Müssen Sie auch vermerken, welcher Ihrer Mitarbeiter den Auftrag erfüllt hat? Genügt Ihrem Kunden eine allgemeine Zusammenfassung Ihrer Leistung(en) oder benötigt er eine detaillierte Aufgliederung? Ist der Kunde auch der Rechnungsempfänger oder soll diese an eine andere Adresse gerichtet werden?

Die Klärung und Berücksichtigung dieser und vielleicht weiterer Fragen kann vermeiden, dass es zu Zahlungsverzögerungen kommt. Größere Firmen lassen sich mit der Reklamation der Rechnung meist bis zur regulären Zahlungsanweisung Zeit. Eine Korrektur wird dann nicht mehr kurzfristig akzeptiert und es vergehen weitere 30 Tage bis zur Zahlung.

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2. Bitten Sie um Vorauszahlung!

Eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie im Voraus bezahlt werden, kann eine entsprechende Änderung Ihrer Zahlungsbedingungen sein. Anstatt standardmäßig eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen zuzustimmen, sollten Sie auf Vorauskasse umstellen.

Informieren Sie Ihre Kunden darüber zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit oder spätestens auf Ihrem schriftlichen Angebot, dass Sie eine 100%ige Zahlung Ihrer Rechnung erwarten, bevor Sie überhaupt mit der Arbeit beginnen werden. Dies funktioniert natürlich nur, wenn Ihr Ruf, Ihre Erfahrung und das Vertrauen Ihrer Kunden auf Ihrer Seite ist.

Bei der Umsetzung kann ein einfaches "Bitte und Danke" einen enormen Unterschied machen. Eine gute Etikette ist der Schlüssel für alle Formen der Geschäftskommunikation, so eben auch für Rechnungen.

3. Bitten Sie um eine 50 % (oder andere Teil-) Vorauszahlung!

Es gibt natürlich Kunden, die eine volle Vorauszahlung als zu großes Risiko sehen. Gerade bei Kunden, die noch nie oder noch nicht so häufig mit Ihnen gearbeitet haben, könnten Sie sich überlegen, ob Sie eine gute Lösung für sie beide anbieten möchten.

So käme eine 50/50 Zahlung zum Beispiel gut. Ihr Kunde bezahlt 50 % an und die letzten 50 % werden nach Lieferung Ihrer Waren oder Dienstleistung zur Zahlung fällig. Sie können diese Regelung natürlich auch entsprechend abändern und eine 70/30 oder 30/70 Regelung anbieten.

Auf diese Weise erhalten beide ein Zahlungsziel, dass für alle passt - Sie werden im Voraus bezahlt und Ihr Kunde hat noch etwas Spielraum für seine Zweifel an Nichtlieferung oder Falschlieferung Ihrer Produkte.

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4. Treuhandservice!

Wenn Sie eine Vorauszahlung verlangen, kann es zu Zögern und Unsicherheit bei Ihrem Kunden kommen. Besonders wenn jemand zum ersten Mal mit Ihnen arbeitet, kann es sein, dass er noch nicht bereit ist Geld zu bezahlen, obwohl er noch keine Leistung erhalten hat.

Die wahrscheinlich einfachste Lösung wäre, die Zahlung auf ein Treuhandkonto einzuzahlen. Was ist ein Treuhandkonto? Im Wesentlichen ist ein Treuhandkonto das Konto eines Dritten, der die Zahlung Ihres Kunden erhält, bis Sie Ihr Versprechen (in diesem Fall Ihre Ware oder Dienstleistung) eingelöst haben. Wenn Ihr Kunde mit der Lieferung zufrieden ist, gibt er die Zahlung frei und der Dritte überweist Ihnen das Geld.

Woher bekommen Sie ein Treuhänder? Im Internet finden Sie unter Treuhandservice einige Angebote.

5. Bieten Sie die 2/10, 30 Net Regelung an!!

Menschen haben schon immer gerne eine Belohnung bekommen. Auch wenn es nach wenig aussieht, so kann diese Regelung doch eine sehr gute Möglichkeit sein, Ihren guten und finanziell stabilen Kunden einen Rabatt und somit ein Dankeschön zu gewähren.

Die 2/10, 30 Net bedeutet nichts weiter als: Ihr Unternehmen gewährt 2% Rabatt auf die Rechnungen, die innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden. Wenn die Zahlung nicht innerhalb von 10 Tagen eingeht, wird die vollständige Zahlung innerhalb von 30 Tagen ab Ausstellungsdatum erwartet.

Sie können natürlich auch diese Regelung anpassen und sie auf 5/10 oder 10/10, 30 Net machen - Rabatte, von denen wir überzeugt sind, dass sie Ihren Kunden dazu anregen, Ihre Rechnungen schneller zu bezahlen.

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6. Zahlung vor der Auslieferung!

Mit dieser Möglichkeit, muss Ihr Kunde keinen Vertrauensvorschuss geben, sondern die Ware oder die Dienstleistung ist versand- oder übergabebereit und bevor das passiert, fordern Sie Ihre Bezahlung ein.

7. Elektronische Rechnungen!

Um Zahlungsverspätungen zu verhindern, kann es auch vorteilhaft sein, wenn man dem Kunden statt postalischer Zustellung die Rechnung elektronisch (also per Email) zukommen lässt. Auf diese Weise ist die Rechnung sofort innerhalb weniger Sekunden oder Minuten beim Rechnungsempfänger und nicht wie bei der Post erst in einigen Tagen. Dies ist sogar noch ein nachhaltiger Punkt.

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8. Digitale Zahlungsmöglichkeiten!

Wenn Sie Ihre Zahlungsmöglichkeiten per Link oder per QR-Code in Ihrer elektronischen Rechnung aufnehmen, kann Ihr Kunde damit schneller und unkompliziert Ihre Rechnung begleichen. Das hilft in den meisten Fällen Zahlungsverzögerungen zu verhindern.

Auf jeden Fall nehmen Sie Ihrem Kunden auf diese Weise jegliche Anstrengungen, die er betreiben müsste, um Ihre Rechnung anzuweisen.

9. Verzugsgebühren!

So wie Sie Ihren Kunden für Wohlverhalten einen Skonto (Rabatt) für vorzeitiges bezahlen einräumen können, können Sie natürlich auch Kunden mit schlechten Zahlungsangewohnheiten mit einer Gebühr bestrafen.

Das kann den Anreiz schaffen keine Extrakosten zu erzeugen und die Rechnung pünktlich zu begleichen. Die Verzugsgebühr kann auch 1 % des gesamten Rechnungsbetrags betragen. Das Gefühl, welches erzeugt werden soll ist, dass Ihre Rechnung dringend bezahlt werden muss.

Sie sollten Ihre Verzugszinsen oder Verzugsgebühr in Ihren Geschäftsverträgen (allgemeinen Geschäftsbedingungen) schriftliche hervorheben und auch auf Ihren Rechnungen.

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10. Rechnungserinnerung!

Eine weitere Möglichkeit wäre, Ihren Kunden auf Ihre kommende Rechnung und somit der baldigen Zahlung vorab vorzubereiten. Dies können Sie wunderbar mit einer Rechnungserinnerung tun. Diese verschicken Sie bereits bevor Sie Ihre Rechnung verschicken.

Auf diese Weise informieren Sie darüber, dass Ihre Rechnung an einem bestimmten Tag versendet wird und bald zur Zahlung fällig sein wird. Das hilft Ihren Kunden, sich darauf vorzubereiten und gibt ihnen Zeit, die Zahlung einzuplanen.

11. Trennen Sie sich von Zuspätzahlern!

Es gibt sie immer. Kunden die zu spät oder extra spät bezahlen - und wenn wir Pech haben, irgendwann vielleicht überhaupt nicht mehr. Egal, ob Sie ihnen einen Skonto anbieten für frühzeitiges Bezahlen oder eine Verzugsgebühr berechnen. Es scheint sie einfach nicht zu interessieren. Alles was wir dann noch erhalten, sind Ausreden oder Vertröstungen und wir ärgern uns noch mehr.

In diesen Fällen sollten wir uns alle fragen: brauchen wir solche Kunden? Tun sie uns wirklich gut? Wie sehr belastet es uns? Immerhin machen wir unser Geschäft, um Gewinne zu machen und nicht, um uns täglich zu ärgern oder unsere Arbeit zu verschenken wie eine Wohltätigkeitsinstitution. Ein kontinuierlicher Geldfluss hat hohe Priorität für uns und ist auch lebensnotwendig. Immerhin können wir auch selbst nur unseren Verpflichtungen nachkommen, wenn unser Konto entsprechend gefüllt ist, richtig.

Wie können wir es schaffen, dass unsere Rechnungen schneller bezahlt werden?
Melanie Lee 12 Dezember, 2021
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