10 Möglichkeiten, wie du deine Rechnungen im voraus bezahlt bekommst
Oder zumindest in deinem Zahlungsziel

Viele kleine Unternehmen hängen von einem pünktlichen und garantierten Zahlungseingang der Kunden ab. Jedoch scheint dies der schwierigste Part des Unternehmerseins zu sein. Es gibt Kunden, für die ist eine Zahlung ihrer Rechnungen mehr als zwei Monate nach dem eigentlichen Zahlungsziel völlig normal.


Wichtig ist auf jeden Fall, dass du den Überblick nicht verlierst und auf deinen Kunden einen professionellen Eindruck machst, sodass klar wird, dass du deine Rechnung auf keinen Fall vergessen wirst. Mit einer Business-Software wie z.B. dem digitalen Büroassistenten gelingt dir das.


Die Rechnung ist sicherlich das beliebteste Schreiben, welches wir als Unternehmer schreiben. Für uns ist das schon fast so gut wie ein Zahlungseingang - also unser Kontoauszug. Damit das aber auch so bleibt, und wir uns auf den Kontoauszug noch mehr freuen, als auf das Rechnungen schreiben, solltest du grundsätzlich folgendes beachten:


- Am besten testest du den digitalen Büroassistenten - natürlich kostenlos.

- Sende professionelle Rechnungen.

- Akzeptiere Online-Zahlungen, um es deinen Kunden leichter zu machen zu bezahlen.

- Behalte deine Rechnungen und Zahlungseingänge immer im Auge.


Wenn du diese Regeln schon mal als Standard umgesetzt hast, dann schau dir auch unsere weiteren Tipps an:

 

1. Stelle sicher, dass alle benötigten Angaben vorhanden sind!

Reicht es aus, eine Rechnungsnummer zu haben, oder benötigen sie auch die Bestellnummer des Kundens auf der Rechnung? Musst du auch vermerken, welcher Mitarbeiter von dir den Auftrag des Kundens erfüllt hat? Reicht deinem Kunden eine allgemeine Zusammenfassung deiner Leistung oder benötigt er eine detaillierte Aufgliederung? Ist der Kunde auch der Rechnungsempfänger oder sollte diese an eine andere Adresse gerichtet werden?


Die Klärung und Berücksichtigung dieser und vielleicht weiterer Fragen kann vermeiden, dass es zu Zahlungsverzögerungen kommt. Größere Firmen lassen sich mit der Reklamation der Rechnung meist bis zur regulären Zahlungsanweisung Zeit. Eine Korrektur wird dann nicht mehr kurzfristig akzeptiert und es gehen weitere 30 Tage bis zur Zahlung ins Land.

 

2. Bitte um Vorauszahlung!

Eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass du im Voraus bezahlt wirst, kann eine entsprechende Änderung deiner Zahlungsbedingungen sein. Anstatt standardmäßig eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen zuzustimmen, solltest du auf Vorauskasse umstellen.


Informiere deine Kunden darüber zu Beginn eurer Zusammenarbeit oder spätestens auf deinem schriftlichen Angebot, dass du eine 100 % Zahlung deiner Rechnung erwartest, bevor du überhaupt mit der Arbeit beginnen wirst. Dies funktioniert natürlich nur, wenn dein Ruf, deine Erfahrung und das Vertrauen deiner Kunden auf deiner Seite ist.


Bei der Umsetzung kann ein einfaches "Bitte und Danke" einen enormen Unterschied machen. Eine gute Etikette ist der Schlüssel für alle Formen der Geschäftskommunikation, so eben auch für Rechnungen.

 

3. Bitte um eine 50 % (oder Teil-) Vorauszahlung!

Es gibt natürlich Kunden, die eine volle Vorauszahlung als zu großes Risiko sehen. Gerade bei Kunden, die noch nie oder noch nicht so häufig mit dir gearbeitet haben, könntest du dir überlegen, ob du eine gute Lösung für euch beide anbietest.


So käme eine 50/50 Zahlung zum Beispiel gut an. Dein Kunde bezahlt 50 % an und die letzten 50 % werden nach Lieferung deiner Waren oder Dienstleistung zur Zahlung fällig. Du kannst diese Regelung natürlich auch entsprechend abändern und eine 70/30 oder 30/70 Regelung anbieten.


Auf diese Weise erhalten beide ein Zahlungsziel, dass für alle passt - du wirst im Voraus bezahlt und dein Kunde hat noch etwas Spielraum für seine Zweifel an Nichtlieferung oder Falschlieferung deiner Produkte.

 

4. Treuhandservice!

Wenn du eine Vorauszahlung verlangst, kann es zu Zögern und Unsicherheit bei deinem Kunden kommen. Besonders wenn jemand zum ersten Mal mit dir arbeitet, kann es sein, dass er noch nicht bereit ist Geld zu bezahlen, obwohl er noch keine Leistung erhalten hat. 


Die wahrscheinlich einfachste Lösung wäre, die Zahlung auf ein Treuhandkonto einzuzahlen. Was ist ein Treuhandkonto? Im Wesentlichen ist ein das Konto eines Dritten, der die Zahlung deines Kunden erhält, bis du dein Versprechen (in diesem Fall deine Ware oder Dienstleistung) eingelöst hast. Wenn dein Kunde mit der Lieferung zufrieden ist, gibt er die Zahlung frei und der Dritte überweist dir das Geld.


Woher bekommst du ein Treuhänder? Im Internet findest du unter Treuhandservice einige Angebote.

 

5. Bieten die 2/10, 30 Net Regelung an!!

Menschen haben schon immer gerne eine Belohnung bekommen. Auch wenn es nach wenig aussieht, so kann diese Regelung doch eine sehr gute Möglichkeit sein, deine guten und finanziell stabilen Kunden einen Rabatt und somit ein Dankeschön zu gewähren.


Die 2/10, 30 Net bedeutet nichts weiter als: Dein Unternehmen gewährt 2% Rabatt auf die Rechnungen, die innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden. Wenn die Zahlung nicht innerhalb von 10 Tagen eingeht, wird die vollständige Zahlung innerhalb von 30 Tagen ab Ausstellungsdatum erwartet.


Du kannst natürlich auch diese Regelung anpassen und sie auf 5/10 oder 10/10, 30 Net machen - Rabatte, von denen wir überzeugt sind, dass sie deine Kunden dazu anregen, deine Rechnungen schneller zu bezahlen.

 


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6. Zahlung vor der Auslieferung!

Mit dieser Möglichkeit, muss dein Kunde keinen Vertrauensvorschuss geben, sondern die Ware oder die Dienstleistung ist versand- oder übergabebereit und bevor das passiert, forderst du deine Bezahlung ein.


 

7. Elektronische Rechnungen!

Um Zahlungsverspätungen zu verhindern, kann es auch vorteilhaft sein, wenn man dem Kunden statt postalischer Zustellung die Rechnung elektronisch (also per Email) zukommen lässt. Auf diese Weise ist die Rechnung sofort innerhalb weniger Sekunden oder Minuten beim Rechnungsempfänger und nicht wie bei der Post erst in einigen Tagen.

 

 

8. Digitale Zahlungsmöglichkeiten!

Wenn du deine Zahlungsmöglichkeiten per Link oder per QR-Code in deiner elektronischen Rechnung aufnimmst, kann dein Kunde damit schneller und unkompliziert deine Rechnung begleichen. Das hilft in den meisten Fällen Zahlungsverzögerungen zu verhindern. 

Auf jeden Fall nimmst du deinem Kunden auf diese Weise jegliche Anstrengungen, die er betreiben müsste, um deine Rechnung anzuweisen.


 

9. Verzugsgebühren!

So wie du deinen Kunden für Wohlverhalten einen Skonto (Rabatt) für vorzeitiges bezahlen einräumen kannst, kannst du natürlich auch Kunden mit schlechten Zahlungsangewohnheiten mit einer Gebühr bestrafen.


Das kann den Anreiz schaffen keine Extrakosten zu erzeugen und die Rechnung pünktlich zu begleichen. Die Verzugsgebühr kann auch 1 % des gesamten Rechnungsbetrags betragen. Das Gefühl, welches erzeugt werden soll ist, dass deine Rechnung dringend bezahlt werden muss.


Du solltest deine Verzugszinsen oder Verzugsgebühr in deinen Geschäftsverträgen schriftliche hervorheben und auch auf deinen Rechnungen. 


 

10. Rechnungserinnerung!

Eine weitere Möglichkeit wäre, deine Kunden auf deine kommende Rechnung und somit der baldigen Zahlung vorab vorzubereiten. Dies kannst du wunderbar mit einer Rechnungserinnerung tun. Diese verschickst du bereits bevor du deine Rechnung verschickst.


Auf diese Weise informierst du darüber, dass deine Rechnung an einem bestimmten Tag versendet wird und bald zur Zahlung fällig sein wird. Das hilft deinen Kunden, sich darauf vorzubereiten und gibt ihnen Zeit, die Zahlung einzuplanen. 


 

11. Trenne dich von Zuspätzahlern!

Es gibt sie immer. Kunden die zu spät oder super spät bezahlen - und wenn wir Pech haben, irgendwann vielleicht überhaupt nicht mehr. Egal, ob du ihnen einen Skonto anbietest für frühzeitiges Bezahlen oder eine Verzugsgebühr berechnest. Es scheint sie einfach nicht zu interessieren. Alles was wir dann noch erhalten, sind Ausreden oder Vertröstungen und wir ärgern uns noch mehr.


In diesen Fällen sollten wir uns alle fragen: brauchen wir solche Kunden? Tun sie uns wirklich gut? Wie sehr belastet es uns? Immerhin machen wir unser Geschäft, um Gewinne zu machen und nicht, um uns täglich zu ärgern oder unsere Arbeit zu verschenken wie eine Wohltätigkeitsinstitution. Ein kontinuierlicher Geldfluss hat hohe Priorität für uns und ist auch lebensnotwendig. Immerhin können wir auch selbst nur unseren Verpflichtungen nachkommen, wenn unser Konto entsprechend gefüllt ist, richtig?

 


Was kann der digitale Büroassistent in diesem Bereich für dich tun?

Was kann der digitale Büroassistent für diesen Bereich alles für dich erledigen?

- Professioneller Eindruck

- Automatische Rechnungsnummernvergabe

- Praktische Übersicht über offene Rechnungen

- Praktische Übersicht über überfällige Zahlungen

- System-Email für deine Rechnungserinnerung und Zahlungserinnerung

- Digitale Rechnungen

- Digitale Zahlungsoptionen für einen schnelleren Zahlungseingang 



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